Udbud i Odense Kommune er 1. marts 2011 blevet certificeret af Dansk Standard indenfor rådgivning, projektledelse og administration på udbuds- og indkøbsområdet i Odense Kommune.
Vi har siden 2008 arbejdet med Lean og igennem årene er vores procedurer løbende blevet udbygget og forbedret, så vi i dag har et godkendt kvalitetsstyringssystem, som overholder og efterlever DS/EN ISO 9001:2008 standarden. Odense kommune er den eneste kommune, hvor udbud og indkøbsområdet er blevet certificeret indenfor kvalitetsledelse.
Alle vores procedurer, som vi bruger, er dokumenteret og omfatter alt lige fra et udbudsområde identificeres og analyseres til udbudsprojektet er afsluttet og indkøbsaftalen implementeret i organisationen. Det giver både vores mange interne brugere og vores eksterne samarbejdspartnere sikkerhed for at vores rådgivning, projektledelse og administration indenfor vores område udføres af kvalificerede medarbejdere i henhold til procedurer og vi løbende har fokus på forbedringer og optimering af kvalitet og ydelser.
"Den kundeoplevede kvalitet kommer i højsædet, derfor vil vi løbende måle den oplevede kvalitet. Løbende forbedringer er et centralt punkt i hele kvalitetsstyringssystemet, vi har således etableret og indarbejdet processer som sikrer at vi kontinuerligt følger op på den oplevede kvalitet, for at lære samt løbende at forbedre kontorets serviceydelser"
Kvalitetskoordinator Michael Stougaard Hansen
Kvalitetsmål for Udbud
- når vi måler vores kvalitet, sker dette ud fra en række klare objektive kriterier, som indeholder besparelsespotentialer, planlægning af udbud og estimater på vores processer - herved skabes et objektiv kvalitetsmål og ikke kun den brugeroplevede kvalitet.
Målene er med til hele tiden at flytte os og sætte nye mål og sikre at der er fokus på vores kvalitet og opfyldelse af denne.
|
Mål 1
|
Realistisk udbudsplanlægning
|
Målet er et udtryk for vores evne til at planlægge og overholde en realistisk kontraktstart i omgivelser, hvor vi ikke har det fulde ansvar og kompetence til at styre processen. Der er mange aktører, der kan ændre i vores oprindelige planer og dermed har direkte indflydelse på udbudsfremdriften og overholdelse af kontraktstart. Derfor er det alligevel vigtigt, at vi har fokus på at forbedre vores evne til at forudsige komplicerede processer og dermed indarbejde de udfordringer, et udbud har i vores udbudsplanlægning.
|
|
|
Mål 2
|
Faldende ressourceforbrug til klagesager
|
Vi vil anvende vores ressourcer bedst muligt i forhold til at give vores brugere værdi. Derfor vil vi minimere de ressourcer, vi anvender på klage og aktindsigtssager, da disse ikke giver vores brugere værdi. Konkret er der fokus på to opgaver, som ikke er del af vores kerneydelse: Aktindsigts- og klagesager. Disse to opgaver er ikke med til at løfte de pålagte krav om at skabe besparelser, men optager alligevel en del af Udbud og Indkøbs ressourcer. Der er altid tilfælde, hvor intet hjælper og det alligevel ender i en klagesag. Men dette er der også plads til. Der er endda sager, vi bevidst vælger at tage for at efterprøve eller ændre praksis.
|
|
|
|
Mål 3
|
Mere lovlighed og flere realiserede besparelser
|
I forbindelse med klargøring af aftalerne, søger vi at udbrede kendskabet til og brugen af de indkøbsaftaler, der er etableret i Udbud og Indkøb.
Dels ønsker vi, at de decentrale enheder køber de korrekte varer og til den korrekte pris – som vi har indgået aftale med leverandøren omkring. Dels ønsker vi naturligvis også at sikre, at eventuelle indkøbsbesparelser realiseres.
|
|
|
Mål 4
|
Evne til at forudsige og vurdere hvilken gevinst der ligger i et udbud
|
Vi ønsker at prioritere de udbud, som giver vores brugere den største værdi. Derfor er det vigtigt, at Udbud og Indkøbs foranalyser og kommissorier er så retvisende som det er muligt, da der på denne baggrund træffes beslutning om, hvordan udbudsforretningen tilrettelægges og om den skal gennemføres.
|
|
|
Mål 5
|
Brugerevaluering efter udbudsforretning
|
Efter endt udbud ønsker vi at se, om der er muligheder for at forberede vores direkte samarbejde med deltagerne i en udbudsproces. Her ønsker vi også at evaluere deltagernes muligheder for at deltage aktivt i de udbud, som vi er projektledere på. Derfor laves der på sidste møde med deltagerne en evaluering.
|
|
Certifikat udstedt af Dansk Standard 1. marts 2011
